Apuraharekisterin tietosuojaseloste

Laatimispäivä: 18.3.2022/päivitetty 22.2.2023

Meille tietosuoja ja yksilön oikeudet ovat toimintamme keskeisiä arvoja, ja noudatamme henkilötietojen käsittelyssä soveltuvaa lainsäädäntöä, kuten EU:n yleistä tietosuoja-asetusta ja Suomessa voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä. Tässä tietosuojasuojaselosteessa kerromme, kuinka käsittelemme avustusten hakijoiden henkilötietoja. Tässä selosteessa kerrotaan myös tietosuojaoikeuksistasi ja siitä, kuinka voit käyttää niitä.

Henkilötiedoilla tarkoitetaan kaikkia sellaisia tietoja, joiden perusteella henkilö voidaan tunnistaa. Kyseessä voi olla tieto, josta henkilö on suoraan tunnistettavissa, kuten nimi, henkilötunnus, puhelinnumero, sähköpostiosoite tai valokuva, tai tieto, joka yhdistettynä muihin tietoihin mahdollistaa epäsuorasti henkilön tunnistamisen.

Rekisterinpitäjä on se taho, joka määrittelee, mihin tarkoituksiin ja millä tavoin henkilötietojasi käsitellään. Rekisterinpitäjän vastuulla on huolehtia sitä, että henkilötietojasi käsitellään lainmukaisesti.

Rekisteröidyllä tarkoitetaan sinua eli sitä henkilöä, jonka tietoja käsitellään.

Rekisterinpitäjä

Kansanvalistusseura sr (0116589-4) (”Kvs-säätiö”), Museokatu 18, FI-00100 Helsinki.

Henkilötietojesi käsittelyä koskevissa asioissa voit olla yhteydessä meihin sähköpostitse osoitteeseen tietosuoja@kvs.fi. Tietosuoja-asioista vastaa säätiön talous- ja hallintopäällikkö. Ajantasaiset yhteystietomme löydät verkkosivuiltamme www.kvs.fi.

Rekisterin nimi

Apuraharekisteri.

Käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Käsittelemme henkilötietojasi avustushakemuksesi käsittelemistä ja avustuksen tai stipendin myöntämistä varten. Käsittelyn perusteena on antamasi suostumus apurahahakemuksesi käsittelyyn ja mahdollisen avustuksen myöntämiseen.

Kerättävät tiedot

Käsittelemme apuraharekisterin yhteydessä seuraavia avustuksia ja stipendejä hakevien henkilöiden tietoja:

• perustiedot, kuten etu- ja sukunimi, syntymäaika, henkilötunnus ja asiointikieli
• yhteystiedot, kuten osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite
• pankkitili, sekä muut apurahahakemuksessa antamasi tiedot
• apurahahakemusten käsittelyyn ja avustusten myöntämiseen liittyvät tiedot, kuten hakijan kelpoisuutta koskevat tiedot (mm. säätiön lähipiiri) ja tieto päätöksestä
• tiedot koskien yhteydenpitoa apurahan hakijan kanssa

Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin tallennettavien tietojen tietolähde olet pääsääntöisesti sinä itse avustusten hakijana. Muita tietolähteitä käytämme laissa säädetyissä rajoissa.

Tietojen suojaus

Henkilötietoja sisältävien järjestelmien ja tietokantojen käyttöön ovat oikeutettuja vain ne työntekijämme, joilla on työtehtäviensä puolesta oikeus käsitellä hakijoiden tietoja. Henkilöstömme noudattaa vaitiolovelvollisuutta kaikissa henkilötietoihin liittyvissä sisällöissä. Koulutamme henkilöstöämme säännöllisesti tietosuojaan ja tietoturvaan liittyvistä lainsäädännön muutoksista, periaatteista ja käytännöistä.

Huolehdimme tietoaineistojen ja palveluiden teknisestä tietoturvasta. Tietokannat, joihin rekisterin tietoja tallennetaan, ovat palomuurein, salasanoin ja muin teknisin keinoin suojattuja. Valvomme tietosuojaamme ja kehitämme käytäntöjämme jatkuvasti. Paperiset aineistot sijaitsevat lukituissa tiloissa tai kaapeissa.

Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Voimme luovuttaa henkilötietoja voimassa olevan lainsäädännön sallimalla ja velvoittamalla tavalla tahoille, joilla on lakiin, ja/tai sopimukseen perustuva oikeus saada rekisteristä tietoja.

Käsittelemme tietoja itse ja hyödynnämme henkilötietojen käsittelyssä lukuumme toimivia alihankkijoita. Käytämme henkilötietojen käsittelyssä alihankkijoita seuraaviin tarkoituksiin:

• sähköinen hakumenettely (hakulomakkeet)
• IT-hallinto

Olemme huolehtineet tietosuojastasi alihankkijoidemme kanssa tekemällä tarvittavat käsittelysopimukset. Emme voi nimetä kaikkia alihankkijoita esimerkiksi kehitysvaiheessa olevien projektien vuoksi, joten olemme päätyneet nimeämään vain alihankkijatyypit.

Emme lähtökohtaisesti siirrä henkilötietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Käytössämme olevat IT-järjestelmät voivat kuitenkin mahdollistaa palveluntarjoajan pääsyn henkilötietoihin EU:n/ETA:n ulkopuolelta. Mikäli henkilötietoja käsitellään EU:n tai ETA:n ulkopuolella, huolehdimme siitä, että alihankkija on sitoutunut yleisen tietosuoja-asetuksen edellyttämiin suojatoimiin, kuten EU-komission henkilötietojen käsittelyä koskeviin mallilausekkeisiin.

Tietojen säilytys

Säilytämme henkilötietoja niin kauan kuin henkilötiedon käyttötarkoituksen vuoksi on tarpeellista. Lähtökohtaisesti tietoja säilytetään avustushakukierroksen ajan ja 12 kuukautta kierroksen päättymisen jälkeen. Myönnettyihin avustuksiin tai stipendeihin liittyviä tietoja säilytetään maksuaikataulun sekä lain (mm. kirjanpitolaki) edellyttämien säilytysaikojen mukaisesti.

Arvioimme tietojen säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti sovellettava lainsäädäntö ja säätiön tietoturvapolitiikka huomioon ottaen. Tämän lisäksi huolehdimme sellaisista kohtuullisista toimenpiteistä, joilla varmistetaan, ettei rekisteröidyistä säilytetä rekisterissä käsittelyn tarkoituksiin nähden yhteensopimattomia, vanhentuneita tai virheellisiä henkilötietoja. Oikaisemme tai hävitämme tällaiset tiedot viipymättä.

Sinun oikeutesi rekisteröitynä

Sinulla on oikeus tarkastaa itseäsi koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot ja vaatia virheellisen, vanhentuneen tai lain vastaisen tiedon oikaisua tai poistamista. Siltä osin kuin käsittely perustuu suostumukseen, sinulla on myös oikeus milloin tahansa peruuttaa suostumuksesi tai muuttaa sitä. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta ennen suostumuksen peruuttamista tapahtuneen käsittelyn lainmukaisuuteen.

Sinulla on oikeus vastustaa tai pyytää tietojesi käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle.

Erityisistä henkilökohtaisista syistä sinulla on oikeus myös vastustaa itseesi kohdistuvia käsittelytoimia silloin, kun tietojen käsittelemisen perusteena on oikeutettu etu. Vaatimuksesi yhteydessä sinun tulee yksilöidä se erityinen tilanne, johon perustuen vastustat käsittelyä. Me voimme kieltäytyä toteuttamasta vastustamista koskevaa pyyntöä ainoastaan laissa säädetyin perustein.

Pyynnöt käsitellään ja niihin vastataan neljän viikon kuluessa.