Tietosuojaseloste

Päivitetty 13.6.2018.

Rekisterinpitäjä

Kansanvalistusseura sr. (0116589-4). Voit olla meihin yhteydessä joko sähköpostilla info(ät)kvs.fi tai puhelimitse 040 860 9184. Tietosuoja-asioista vastaa säätiön talouspäällikkö. Ajantasaiset yhteystietomme löydät verkkosivuiltamme www.kvs.fi.

Henkilörekisteri

Asiakas- ja sidosryhmärekisteri.

Ajankohtaistiedotteiden ja uutiskirjeiden tilaajien tiedot tallennetaan suoraan palveluntuottajan ohjelmistoon (MailChimp). Laskutus- ja maksutiedot tallennetaan suoraan tilitoimiston tuottamaan ohjelmistoon (Talenom Oyj) sekä luottokortilla tehdyt ostokset suoraan palveluntuottajan ohjelmistoon (Nets Oy). Verkkokaupasta tehdyt ostokset tallennetaan suoraan palveluntuottajan ohjelmistoon (Booky.fi). Kirjeenvaihtoa tallennetaan sähköposti- ja asiakirjanhallintajärjestelmään (Microsoft O365).

Tietojen käytön tarkoitus

Tietoja käytetään asiakassuhteiden hoitamiseen kuten laskuttamiseen ja sidosryhmäyhteistyön hoitamiseen kuten ajankohtaistiedotteiden, kutsujen ja yhteydenottojen lähettämiseen.

Hyödynnämme henkilötietoja ainoastaan omaan toimintaan emmekä tarjoa käytössä olevia henkilötietoja tai niiden sisältöjä ulkopuolisille.

Tapahtumia järjestettäessä välttämättömiä tietoja, kuten nimi ja ruokavalio, voidaan luovuttaa säätiön ulkopuolelle kuten esimerkiksi keittiöpalveluita ja koulutuspalveluita tuottavalle yrityksille.

Kansanvalistusseura on kulttuurihistoriallinen toimija, yksi maamme vanhimmista järjestöistä, ja sen toiminnasta on tehty paljon tutkimusta. Tästä syystä tietoja voidaan käyttää tutkimustarkoituksiin niin, että yksittäisten henkilöiden henkilöllisyys ei tule tutkijoiden tietoon.

Laskutusjärjestelmissä henkilöiden tiedot luovutetaan tilitoimistolle ja niitä voidaan luovuttaa myös perintäyrityksille.

Kerättävät tiedot

Henkilötietojen kerääminen ja ylläpitäminen perustuvat aina kahden väliseen sopimukseen, asiakassuhteeseen tai muuhun sovittuun yhteistyöhön. Tietoja kerätään ja ylläpidetään vain sovitun palvelun tuottamiseen ja kehittämiseen. Henkilöistä kerätään vaan se tieto mitä Kansanvalistusseura tarvitsee tuottaakseen sovittuja palveluita. Mitään ylimääräisiä henkilötietoja ei kerätä.

Henkilötietoja voidaan hyödyntää Kansanvalistusseuran suoramarkkinointiin, ajankohtaistiedotteiden ja uutiskirjeiden lähettämiseen, vain henkilön luvalla. Sidosryhmähenkilötietoja ovat etenkin henkilön etu- ja sukunimi, titteli, asema, postiosoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite ja organisaatio sekä uutiskirjeiden osalta tilatut uutiskirjekategoriat ja tilaisuuksien osalta ilmoittautumiset sekä erityisruokavaliot. Tiedot saadaan aina rekisteröidyltä itseltään.

Asiakassuhteen hoitamiseen liittyviä tietoja ovat etenkin laskutustiedot, valitut maksutavat ja maksamiseen sekä perintään liittyvät tiedot ja kirjeenvaihdot. Asiakassuhteen hoitamiseen tarvittavia tietoja voidaan kerätä ja päivittää rekisterinpitäjän muista rekistereistä, väestötietojärjestelmästä, luottotietorekistereistä, sekä muista vastaavista tietopalveluja tarjoavista julkisista tai yksityisistä rekistereistä ja tietolähteistä.

Tietojen suojaus

Meille tietosuoja ja yksilön oikeudet ovat toimintamme keskeisiä arvoja. Suojaamme tietojamme niin, että niitä pääsevät näkemään ja käsittelemään vain ne henkilöt, joilla tulee olla niihin pääsy työtehtäviensä hoitamiseksi. Henkilöstömme noudattaa vaitiolovelvollisuutta kaikissa henkilötietoihin liittyvissä sisällöissä. Koulutamme henkilöstöämme säännöllisesti tietosuojaan ja tietoturvaan liittyvistä lainsäädännön muutoksista, periaatteista ja käytännöistä. Paperiset aineistot sijaitsevat lukituissa tiloissa tai kaapeissa. Tilapäiset ja työaikaiset listaukset säilytetään lukittavissa arkistokaapeissa ja hävitetään tietosuojamateriaalin hävittämiseen erikoistuneiden yritysten avulla käytön jälkeen. Huolehdimme tietoaineistojen ja palveluiden teknisestä tietoturvasta. Tietokannat, joihin rekisterin tietoja tallennetaan, ovat palomuurein, salasanoin ja muin teknisin keinoin suojattuja. Valvomme tietosuojaamme ja kehitämme käytäntöjämme jatkuvasti.

Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Tietoja ei säännönmukaisesti siirretä kolmansille osapuolille Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Jos se liiketoiminto, jonka viestintää rekisteröidylle lähetetään, luovutetaan kolmannelle osapuolelle, voidaan myös rekisteritiedot luovuttaa tälle osapuolelle siihen maahan, missä kolmas osapuoli sijaitsee. Tietoja siirrettäessä rekisterinpitäjä huolehtii sopimusjärjestelyin riittävästä tietosuojan tasosta lainsäädännön edellyttämällä tavalla.

Tietojen tarkistaminen ja korjaaminen

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on talletettu. Tarkastuspyyntö tulee lähettää joko sähköpostilla tai kirjallisesti allekirjoitettuna Kansanvalistusseuraan. Tarkastuspyyntö voidaan esittää myös henkilökohtaisesti rekisterinpitäjän toimipaikassa. Tarkastuspyynnön voi tehdä maksutta kerran vuodessa. Tarkastuspyyntöihin vastataan viimeistään kolmen kuukauden kuluttua pyynnön esittämisestä. Tiedot luovutetaan vain rekisteröidylle itselleen ja ne on noudettava Kansanvalistusseuran toimipisteestä. Ennen tietojen luovuttamista rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä kuvallisella hyväksytyllä henkilötodistuksella.

Rekisteröidyillä on oikeus kieltää tietojensa käyttäminen ja oikeus vaatia virheellisen tiedon korjaamista ottamalla yhteyttä rekisterin pitäjään.

Tietojen säilytys

Rekisterin tietojen tarpeellisuus arvioidaan säännöllisesti, kerran vuodessa. Tiedot tuhotaan välittömästi, kun henkilön tiedot käyvät tarpeettomiksi rekisterin käyttötarkoituksen kannalta, esimerkiksi uutiskirjeen tilaus päätetään.

Rekisteröidyllä henkilöllä on oikeus pyytää poistettavaksi häntä koskevat tiedot niissä rajoissa, kuin laki ei edellytä niiden säilyttämistä. Esimerkiksi maksutapahtumiin liittyviä tietoja säilytetään kirjanpitolain mukaisesti.

Verkkosivujen evästeitä säilytämme 36 kuukautta, jonka jälkeen ne poistetaan automaattisesti. Rekisteröity voi estää tai poistaa evästeet selaimen asetusten avulla. Lisätietoja käyttämistämme evästeistä.

Takaisin